مديريت زمان

1-مقدمه

راه‌های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. برای قرنها مردم از حرکت ماه، ساعت آفتابی، اذان،‌ زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه‌ زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه در قرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعت‌هایی را برای تنظیم فعالیت‌های خود ساختند.

در طول تاریخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند �وقت طلاست� گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری‌های نو محیطی فراهم آورده‌اند که تقریباً در مدت زمان کم می‌توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز ‌به ‌روز بیشتر می‌شود.

این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده ‌است این احساس را برای او به وجود آورده ‌است که از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می‌گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله‌ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده ‌است و آن را نمی‌تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایند‌های اداری، کمتر درپیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می‌شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می‌توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم.

در ادامه در مورد وجوه مختلف مدیریت زمان صحبت می‌کنیم. ابتدا نگاهی به اصول عمومی مدیریت زمان خواهیم داشت. توجه به این اصول کمک می‌کند که درک بهتری از مفهوم مدیریت زمان داشته باشیم و پیشنهادهایی ارائه می‌کند که می‌توان آنها را در حوزه‌های مدیریت زمان در زندگی خود به کار برد. پس از ارائه رهنمودهای عمومی، به حوزه‌های مدیریت زمان به صورت دقیق‌تر خواهیم پرداخت. ابتدا راجع به مدیریت زمان در زندگی شخصی می‌پردازیم و سپس مدیریت زمان را در حوزه کسب و کار مدنظر قرار می‌دهیم.

2- اصول عمومی مدیریت زمان

 مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتهاست که ما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می‌کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه‌های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می‌دهیم. ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم

. احتمالاً روشن‌ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.

ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می‌کند که تعیین کنیم کدام یک از کارهایی که انجام می‌دهیم مهمترین هستند. این عمل به ما این امکان را می‌دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی داده و برخی از فعالیت‌ها را حذف کنیم. هم‌چنین مدیریت زمان کمک می‌کند که از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی که واقعاً کار می‌کنیم را افزایش دهیم. یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.

2-1- چگونه وقت خود را می‌گذرانیم؟

وقتی تصمیم گرفته شد که از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده شود، از همان زمان باید شروع كرد. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت استفاده می‌شود. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاوریم یا قادر نباشیم زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی مي شود دقیقاً بیاد آوریم. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توان از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده نمود. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می‌شود بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و ...) را ثبت کنیم. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می‌دهیم، نوع فعالیت و زمان شروع آن را  بايدثبت کرد.

پس از ثبت فعالیت‌ها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت‌های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می‌شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است که در طول روز انجام مي شود وقتی این فعالیت‌ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتها که در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویت‌بندی فعالیت‌ها، موثر خواهد بود

.

2-2-اولویت‌بندی فعالیت‌ها

اولویت‌بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و در رسيدن به هدف نيز کمک نمی‌کنند یبايد حذف گردد. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام گردد و فعالیتهایی را که باید حذف کرد اولویت‌‌بندیرا  آغاز  مي کنیم.

برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام گردد، فعالیت‌هایی تعیین شود که از آنها لذت می‌بریم و آنها را خوب انجام می‌دهیم. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهیم لذت ببریم. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می‌بریم و کارهایی که برای ما خوشایند نیستند را مشخص مي کنیم. اکثریت روز باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌بریم

. در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببریم، نیز مهم است که خوب انجام گردد. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهیم و چه کارهایی را تفویض کنیم، شناخت نقاط قوت و ضعف حیاتی است.  نبايدتلاش كرد مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توان به صورت معقول انجام داد را به عهده گیریم. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می‌بریم و آنها را خوب انجام می‌دهیم آماده هستیم که فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزیم. تمام منابع موجود خود را پیدا و فعالیت‌هایی را که بیش از توان خود می‌دانیم تفویض نماييم. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش داديم، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.

2-3- برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست‌یابی به اهداف انجام می‌شود. در برنامه‌ریزی حرفه‌ای،‌ برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود.

روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب ميكنيم. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده گردد چند نکته مهم را باید به خاطر سپرد. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنیم. به یاد داشته باشیم تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نگردد به نتایجی ماورأ قابلیت‌ها دست یابیم

 دوم، مدت زمانی را صرف خود کنیم. برای اینکه به حد‌اکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز داریم. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی می‌پنداریم که به هیچ استراحتی نیاز نداریم یا می‌توانیدم فقط چهار ساعت در روز بخوابیم. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می‌دهد.

4-2-نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت

4-2-1 از مزاحمت‌ها جلوگیری کنید.

همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. بازدیدکنندگان می‌توانند موجب به هم‌ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می‌توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار می‌برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.

راه دیگر برای کاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌توانند خیلی وقت‌گیر باشند. تماس‌های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز‌می‌دارند. تماس‌های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغام‌های دریافتی را چک کنید.

2-4-2 کنترل کنید

کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می‌دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این عمل،‌ شما می‌توانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که می‌توانید از کارهای غیرضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت‌بندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می‌دهید. هم‌چنین شما می‌دانید که چه فعالیت‌هایی را انجام نداده‌اید و می‌توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

3-4-2بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن

تمرکز بر بهره‌وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می‌دهد. تهیه یک فهرست اولویت‌بندی شده از کارها به شما کمک می‌کند که بهره‌ور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا، به شما کمک می‌کند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.

4-4-3 سرعت خود را تنظیم کنید

مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می‌کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار می‌کنید می‌توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.